Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Die Zeiss Kliniken sind ein familiengeführtes Unternehmen über vier Generation mit der Mission, Gesundheit individuell, persönlich und nachhaltig zu fördern. 

In unseren beiden Standorten Klinik Reinhardsquelle und Gesundheitszentrum Helenenquelle bieten wir Rehabilitations- sowie Kuraufenthalte an und verfolgen dabei Behandlungsansätze aus den Bereichen Prävention, Rehabilitation und alternativer Medizin. 

In beiden Kliniken ist die Interdisziplinarität unsere Stärke, denn wir sind davon überzeugt: 

Wenn Menschen zusammenkommen, die in ihren individuellen Stärken arbeiten, erreichen wir die größtmögliche Zufriedenheit für unsere Patienten und Gäste!

Als Assistent der Geschäftsführung unterstützen Sie unseren Geschäftsführer im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft. Sie sorgen für Struktur, behalten den Überblick über Aufgaben und Termine und tragen dazu bei, dass Entscheidungen effizient vorbereitet und Prozesse nachhaltig umgesetzt werden.

Bringen Sie Ihr Organisationstalent, Ihre Strukturstärke und Ihre Eigenständigkeit ein und gestalten Sie gemeinsam mit der Geschäftsführung effiziente Abläufe im Unternehmensalltag.

Das bieten wir Ihnen:

• Sicherer Arbeitsplatz: Unbefristete Stelle in einem zukunftssicheren Unternehmen, mit vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben.
• Attraktive Rahmenbedingungen:  Attraktive Vergütung sowie flexible Arbeitszeiten.
• Moderne Arbeitsausstattung: zeitgemäßer, ergonomischer Arbeitsplatz, zusätzlich mit Laptop und Smartphone.
• Vorsorge & Gesundheit: Betriebliche Altersvorsorge sowie ein persönliches Gesundheitsbudget von mindestens 600 € jährlich über unsere betriebliche Krankenzusatzversicherung – z. B. für Sehhilfen, Zahnleistungen oder weitere Gesundheitsleistungen. Zudem verschiedene Sport- und Gesundheitsangebote wie z. B. Yoga, Badminton oder Laufgruppe sowie die Möglichkeit zum E-Bike-Leasing.
• Strukturierter Start: Umfassende und strukturierte Einarbeitung in Ihre neue Aufgabe.
• Weiterentwicklung: Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Kurze Wege: Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungsprozesse.
• Starkes Team: Kollegiale Zusammenarbeit in einem engagierten und motivierten Umfeld.
• Erlebnismanagement: Regelmäßige gemeinsame Aktivitäten und kleine Überraschungen im Arbeitsalltag, die unser Miteinander und unser „Momentum“ stärken.

Das bewirken Sie:

• Organisation & Struktur: Sie koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und bereiten E-Mails sowie Schriftverkehr für die Geschäftsführung übersichtlich und entscheidungsreif auf. 
• Sitzungsmanagement: Sie nehmen an internen Besprechungen (z. B. Abteilungsleitungs-runden) teil, erstellen Protokolle und sorgen dafür, dass vereinbarte Aufgaben und Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert werden.
• Aufgabensteuerung: Sie behalten den Überblick über laufende Themen, verteilen Aufgaben, verfolgen deren Umsetzung nach und sichern so eine nachhaltige Umsetzung von Entscheidungen.
• Informations- & Dokumentenmanagement: Sie strukturieren Informationen, sorgen für eine klare Ablage und stellen relevante Unterlagen jederzeit übersichtlich zur Verfügung.
• Organisation des Tagesgeschäfts: Sie unterstützen die Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie bei der Vorbereitung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen. 
• Kommunikation & Beschwerdemanagement: Sie koordinieren die Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Abteilungen und externen Ansprechpartnern und unterstützen im Beschwerdemanagement.

Das bringen Sie mit:

• Qualifikation: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium im betriebswirtschaftlichen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung: Idealerweise mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder Organisationsfunktion auf Leitungs- oder Geschäftsführungsebene.
• Organisationstalent: Strukturierte, vorausschauende und zuverlässige Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Überblick.
• Analysefähigkeit: Fähigkeit, Informationen schnell zu erfassen, zu priorisieren und übersichtlich aufzubereiten.
• Eigenständigkeit: Selbstständige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Entscheidungen souverän vorzubereiten und umzusetzen.
• Diskretion & Vertrauen: Hohes Maß an Loyalität, Zuverlässigkeit und vertraulichem Umgang mit sensiblen Informationen.
• Kommunikationsstärke: Souveräner und wertschätzenden Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern sowie sicherer Umgang mit MS Office.

Klingt nach einer Aufgabe die zu Ihnen passt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. 

Bei Fragen rund um die Stelle oder den Bewerbungsprozess steht Ihnen unser Personalbüro gerne zur Verfügung.